Вы работаете в России или готовитесь приехать сюда на работу? Может быть, среди ваших клиентов и партнёров есть русские? Или же вы просто живёте в России и хотите пожаловаться на сотрудников банка... Есть множество ситуаций, когда вам может понадобиться написать официальное письмо на русском языке. Как же это правильно сделать?

Структура и содержание делового письма

Структура и содержание делового письма, мне кажется, во всех странах более-менее одинаковые. Там обязательно будет обращение («Уважаемый, Михаил Петрович!»), основной текст, этикетная фраза в конце письма («С уважением») и подпись автора. Если это не электронное письмо, а письмо на бумаге, тогда там будут ещё:

• название компании, в которой работает автор, её контактные данные, товарный знак;
• название компании, в которой работает адресат, её контактные данные, должность, фамилия и инициалы адресата;
• дата, когда было написано письмо (важно: в России мы пишем сначала число, потом месяц, потом год);
• подпись автора и печать компании;
• могут быть и другие реквизиты (резолюция, герб, отметка о конфиденциальности и т.д.).

Но где же должен находиться каждый реквизит? Это зафиксировано в специальном государственном стандарте (с 1 июля 2018 – новый государственный стандарт). Также я наглядно изобразила базовую структуру делового письма (только основные реквизиты) у себя в блоге .

Что написать в тексте письма, уверена, вы знаете и без меня. А вот как написать это по-русски – об этом мы и поговорим дальше!

Фразы-клише в деловых письмах

Язык в деловых письмах всегда очень стандартизирован, и русский язык здесь не исключение. Достаточно выучить основные клише, научиться дополнять их нужными словами – и вы уже мастер деловой переписки!

Обратите внимание, что письмо можно написать:
а) от лица компании:
Компания N. сообщает / благодарит / приглашает и т.д. – самый формальный вариант

Б) от лица всех сотрудников (мы):
Сообщаем, благодарим, приглашаем.

В) от себя:
От лица компании, сообщаю, выражаю благодарность, приглашаю. – наименее формальный вариант

А теперь посмотрим, какие клише приняты в деловой переписке на русском языке.

Приветствие

1. Уважаемый, господин Иванов! / Уважаемая, госпожа Иванова! – самый формальный вариант (так вы обратитесь только к очень большому начальнику или... к министру).
2. Уважаемый, Михаил Петрович! / Уважаемая, Мария Петровна! – тоже очень формальный стиль. Чаще всего в официальных письмах мы пишем именно так. «Уважаемые господа!» - если мы не знаем, как зовут человека, которому пишем.
3. В электронной переписке допустимы менее формальные варианты: «Здравствуйте, Михаил Петрович!», «Михаил Петрович, добрый день!», «Михаил, здравствуйте!» . Тут многое зависит от степени вашего знакомства с человеком и его должности. Если не знаете, какой вариант предпочесть – скопируйте его обращение. Но человеку, который старше вас по возрасту или находится на более высокой должности, лучше написать: «Уважаемый, ...».

Этикетная фраза в конце

• Самый распространённый и беспроигрышный вариант – «С уважением , ...».
• Если пишете партнёрам можно написать: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество », «С надеждой на дальнейшее сотрудничество ». Ещё сотрудничество может быть «взаимовыгодным» и «плодотворным».
• Людям, с которыми вы хорошо знакомы, в электронном письме можете написать и что-нибудь творческое от себя (конечно же, если это не серьёзное формальное письмо).

Ссылки на предыдущие контакты по теме

• Согласно + чему? : «согласно телефонному разговору», «согласно нашим предыдущим договорённостям», «согласно закону…».
• В соответствии с + чем? : «в соответствии с телефонным разговором», «в соответствии с ранее достигнутыми договорённостями», «в соответствии с законом …».
• В ответ на + что? : «В ответ на Ваше письмо», «в ответ на Вашу просьбу», «в ответ на Ваше обращение» и т.п.

Причина

• В связи с + чем? (ростом цен на бензин).
• По причине + чего? (роста цен на бензин).
• Ввиду + чего? (роста цен на бензин).
• В результате + чего? (роста цен на бензин).
• Вследствие + чего? (роста цен на бензин).

Просьба

• Просим Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение), прошу Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение).
• Будем признательны / Будем благодарны: «Буду очень Вам признателен, если Вы предоставите нам образцы…», «Будем благодарны за помощь в организации мероприятия».
• Менее формальные варианты: «Не могли бы Вы + что сделать? (выслать коммерческое предложение)», «Будьте любезны/будьте добры + что сделайте? (вышлите нам коммерческое предложение)».

Намерение

• «Рады пригласить Вас…», «Компания N. рада сообщить Вам…».
• «Сообщаем Вам, что …», «Информируем Вас о том, что…», «Компания N. информирует вас о том, что…», «От лица компании, сообщаю ….».
• «Напоминаем о том, что … », «Компания N. напоминает Вам о том, что … ».
• «Направляем Вам +что? (коммерческое предложение)», «Высылаем +что? (новые каталоги)».
• Готовы/Согласны + что сделать?: «Готовы предложить Вам + что? (сотрудничество)», «Готовы предоставить Вам + что? (информацию о продукте)», «Компания N. согласна предложить Вам…» и т.д.

Благодарность

«Благодарим Вас за...», «компания N. благодарит Вас за...», «выражаем Вам благодарность за …», «от лица компании, выражаю Вам благодарность за...» + что? (помощь в организации выставки).

Отказ

«Вынуждены отказать Вам + в чём? (в поставке товара)», «С сожалением сообщаем Вам + о чём? (о том, что мы вынуждены расторгнуть договор).

Где ещё найти информацию о деловой переписке на русском языке?

1. Письмовник

Появились неотложные вопросы к организации, которые следует зафиксировать? В этом случае незаменимым является написание письменного обращения. Однако не все так просто, как кажется. Оформление грамотного делового письма – целая наука. И каждому не помешает поучиться или же вспомнить основные навыки его составления.

Для начала определимся с тем, каким способом вам удобно написать письмо или запрос в организацию. Чаще всего используются онлайн-сообщения с помощью интернет-ресурсов. Если вы пишите письмо этим способом, то вам не обойтись без:

• Компьютера (ноутбука);
• Текстового редактора;
• Электронной почты.

Если вы используете ручной способ написания, то вам понадобится также принтер для распечатки.

Первый этап написания письма – это “шапка”. Вверху страницы должны обязательно присутствовать:

1. Название организации, куда вы обращаетесь;
2. ФИО директора организации или ответственного лица;
3. Адрес учреждения;
4. Дата обращения;
5. Город составления обращения.

К желательным пунктам «шапки» можно отнести еще и координаты предприятия – факс, телефон, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПИ. Зависит от темы обращения и самой организации.

Затем нужно представиться. Сотрудники учреждения должны понимать, от кого письмо, и иметь обратную связь с вами. Поэтому важно указать не просто ФИО, но и адрес электронной почты, мобильный телефон, домашний адрес (для корреспонденции по почте). Если же вы представляете интересы какой-либо компании, нужно использовать фирменный бланк с ее координатами. При отправке письма по электронной почте обязательно используйте блок «Тема» для того, чтобы сотрудники могли упорядочить свою документацию.

Подготовьте тело самого документа – заголовок и содержательную часть. Здесь важным моментом является то, с какой целью вы обращаетесь к организации. Выделяют такие виды обращений:

• Рекламные письма;
• Рекомендательные письма;
• Информационные письма;
• Сопроводительные письма;
• Благодарственные письма;
• Поздравительные письма;
• Инструктивные письма;
• Письма-запросы;
• Письма-просьбы;
• Письма-ответы;
• Письма-извещения;
• Письма-приглашения.

В зависимости от того, какой тип обращения вы используете, сформулируйте корректно содержательную часть. Например, если вы составляете положительный отзыв в организацию, следует подробно описать причину своего обращения, что именно вам понравилось и так далее.

Скачайте у нас на портале:

Важный элемент написания письма в организацию – «не лить воду» и писать по существу. Излагайте свои мысли таким образом, чтобы ваше письмо заинтересовало сотрудников компании. Для этого согласно правилам делового этикета используйте специальные «слова-интриганты». Однако с этим не стоит переусердствовать, ведь речь идет о документе, а не о личной переписке. Описывайте ситуацию лаконично, но чтобы она была читаемой. Если разговор идет о соблюдении законодательства – обязательно делайте ссылки на законы РФ. При описании конфликтной ситуации приветствуется предложение ряда мероприятий для эскалации инцидента.

При обращении в государственное учреждение руководствуйтесь законом РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан» . Здесь указаны права и обязанности физических лиц при их обращениях и сроки рассмотрения. Законом также прописан порядок коллективных обращений в государственные учреждения или органы местного самоуправления. Заключительный этап любого делового письма – дата и подпись. На первый взгляд несущественная, но очень важная деталь. Подпись желательно ставить от руки на распечатанном документе. Если же вы представляете интересы компании, используйте ее герб или печать факсимиле.

Грамотное составление письма в нужную организацию – залог успеха вашего обращения. Изучите внимательно все описанные выше пункты и смело приступайте к работе. Не забывайте, что письмо не должно содержать орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.

При написании письма нередко основные сложности вызывают его начало и завершение. В последнем случае вам поможет статья . Ну а о том, как начать письмо, мы поговорим в данной статье.

Как начать писать письмо

Письма официальные и деловые

Если следовать признанной терминологии, то деловые письма относятся к разряду официальных. В официальную переписку, помимо деловой, включается также дипломатическая и административная. Правда, чаще всего люди, имея в виду административные письма, называют их официальными, хотя «официальное письмо» - это, конечно, более общий термин.

Начало официального письма

Здесь мы будем говорить о нескольких типах административных писем.

1. Письмо-прошение (также письмо-жалоба). Здесь уместны такие выражения, как: «Прошу Вас обратить внимание на...», «Довожу до Вашего сведения…» и т.п. Причём писать это нужно сразу же после обращения.
2. Письмо-обращение. В начале таких писем обычно употребляются такие обороты, как: «Хочу сообщить Вам, что…», «Должен обратить Ваше внимание на следующее...».
3. Письмо-ответ. Пишется в ответ на запрос или предложение. Его принято начинать такими фразами, как, например: «Благодарю за Ваше письмо...», «В ответ на Ваше письмо от...», «Согласно Вашей просьбе (нашему договору и т.д.)…».

Следует учитывать, что те или иные выражения необходимо подбирать в соответствии с выбранным тоном и содержанием письма. Так, если это просьба, то фраза «Довожу до Вашего сведения...» будет выглядеть неуместно, а вот «Прошу Вас обратить внимание на...» подойдёт как нельзя кстати. Обращаясь к какому-либо должностному лицу, принято местоимение «Вы» писать с заглавной буквы. И ещё один маленький совет: используйте для начала письма только одну фразу (в таком же стиле, как и вышеприведённые), после чего сразу же переходите к сути письма.

Начало делового письма

Стиль делового общения можно назвать полуофициальным, то есть здесь допускаются некоторые «вольности». Так, в деловом письме перед тем, как переходить к основной теме, можно в вежливой форме поинтересоваться о том, как идут дела у вашего партнёра. Если же это первое письмо, то, конечно, оно должно быть написано более строго. Деловые письма также можно разделить на несколько типов.

1. Письмо-запрос. В таком письме адресату сообщается о желании заключения договора или сделки, а также уточняются детали сотрудничества. Начинать такое письмо можно следующими фразами: «Предлагаем вам сотрудничество в области...» «Хотелось бы уточнить некоторые детали нашей последней сделки» и т.д.
2. Письмо-ответ. Это письмо, в котором вы сообщаете ту информацию, которую запрашивал ваш партнёр. Здесь уместны такие фразы: «В ответ на ваше письмо от... (указывается дата) сообщаем, что...» или чуть менее официально: «Высылаю данные, о которых вы меня спрашивали...».
3. Информационное письмо. Данные письма пишутся в случае, когда вам необходимо сообщить какую-либо информацию, которая может заинтересовать ваших партнёров. Это может быть, например, сообщение о выставке, которая состоится в ближайшее время, или сообщение о том, что прибыли интересные заказчику товары. Для начала такого письма вполне подойдут фразы: «Спешу сообщить вам, что...», «Хотим пригласить вас...» и т.п.

Начало письма на английском

При общении с англоязычными собеседниками, если пишется ответное письмо, сначала принято поблагодарить адресата за его письмо фразой: «Thank you for your letter/e-mail … » («Благодарю за ваше письмо...»). Если тон общения достаточно сухой, можно употребить фразу: «In answer (reply) to your letter...» («В ответ на ваше письмо...»).

Начиная общение, напишите после обращения: «I have the pleasure to inform you … » («С удовольствием сообщаю вам...») или «I wish to advise you that … » («Хочу сообщить вам, что...»).

Начало письма любимой или любимому

Если вы пишете ответное письмо, то после обращения стоит сначала ответить на вопросы, которые любимый человек задал в своём письме: мы всегда ждём ответа от близких на те вопросы, которые нас волнуют. Если же вы знаете о проблемах, которые беспокоят вашу половинку, то начинать письмо следует с вопросов о них, а затем уже писать о себе.

Официальные письма пишутся на специальных бланках (внешних бланках), соот­ветствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны распола­гаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными эле­ментами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основно­го текста информацию об адресанте (отправителе): полное и сокращенное на­звание организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или те­леграммы, которые послужили поводом для переписки, и мно­гое другое. Бланки могут быть как с угловым (центрованным или флаговым), так и с продоль­ным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам техничес­кой эстетики, положительно влияет на восприятие его содержа­ния. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фикси­ровать верхнюю часть любого объекта, при оформлении доку­ментов следует более насыщенной делать их верхнюю часть.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицирован­ной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифи­цированных систем документации, состоят из трех основных ча­стей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные зако­ном или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распоряди­тельных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 - 2003.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформле­ния, что позволяет:

Организовать централизованное изготовление бланков для пи­сем;

Уменьшить стоимость машинописных работ;

Сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

Облегчить визуальный поиск необходимой информации;

Расширить возможности применения вычислительной и орга­низационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования фор­муляров и бланков всех видов управленческой документации. Пло­щадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каж­дого реквизита, соответствует оптимальному объему этого рек­визита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003 документы могут содержать до 30 рек­визитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) эмблема или товарный знак организации;

наименование организации (полное или сокращенное);

справочные данные об организации;

дата документа;

1. заголовок к тексту;

2. фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество эк­земпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Док­ладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-иссле­довательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произ­вольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образу­ются тремя способами:

По первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

По начальным слогам слов, входящих в наименования, напри­мер Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

Смешанным способом, когда сложносокращенные наименова­ния образуются частично из начальных букв, частично из усе­ченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пи­шутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе (например, зафиксировано в Уставе организации).

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведе­ний о почтовом и телеграфном адресах организации должны со­ответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные дан­ные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и ис­пользуется при ссылке на письмо. Даты в письме должны офор­мляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в од­ной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозна­чаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ста­вятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного под­разделения, индекс по номенклатуре дел классификатора кор­респондентов, исполнителей, а последней частью будет поряд­ковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего докумен­та включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы уч­реждения с корреспонденцией.

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следу­ющим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наиме­нование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется пись­мо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, ко­торое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. При направлении письма дол­жностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит»

Главному специалисту

А.Н. Смирнову

Если же письмо адресуется руководителю организации, наи­менование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Ректору Новосибирской

государственной академии

экономики и управления

проф. Ю.В. Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляе­мых в правительственные организации и постоянным коррес­пондентам, - в этих случаях целесообразно применять конвер­ты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указы­вается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес орга­низации. Например:

Директору ЗАО «Кристалл»

Г.Н. Некрасову

103030, г. Москва,

Скатертный пер., 22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получа­теля. Например:

630102, г. Новосибирск-102,

ул. Кирова, 76, кв. 12

П.И. Григорьеву

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применя­ется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматри­вается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «гос­подину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затро­нутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Со­держание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пи­шется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля ли­ста. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

О приглашении

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание доку­мента. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточ­но прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, бег­лый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необхо­димости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне умест­но, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику

отделения милиции

Кировского района

г. Новосибирска Г. В. Сидорову

по делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма - текст . Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печат­ным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребляемым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму при­ложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сра­зу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются на­звания прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложение: Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, наименование которого дается в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указы­вается. Например:

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголо­вок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит « подпись » помещается слева подтекстом письма сра­зу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. По­скольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, назва­ние учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы Подпись Н.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо под­твердить действительность первой подписи, а также в особо от­ветственных документах, например в письмах по финансово-кре­дитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреж­дениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (стар­шего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, дол­жны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно ука­зывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (на­пример, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наиме­нованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостове­рения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридичес­кой силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фа­милию исполнителя и номер его служебного телефона и поме­щается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Наименование организации Адресат

Наименование структурного

подразделения (при необходимости)

Справочные данные

об организации

___________№ ______

на №_______ от_____

Заголовок письма (начинается с «О» или «Об»)

Текст Должность Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия (или фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер телефона

Инициалы машинистки и количество экземпляров

Идентификатор электронной почты

Деловое письмо (далее – ДП) представляет собой разновидность офисной корреспонденции в бизнес-сфере, которая относится к официальной переписке между субъектами предпринимательства (бизнес-партнерами) и сотрудниками компании.

С помощью ДП осуществляется обмен деловыми предложениями, официальными просьбами и претензиями, выясняются и решаются конфликтные ситуации.

Официальное письмо в деловом стиле отличается от других видов писем следующими характеристиками:

• Стиль и манера изложения мысли составителя письма.
• Лексическое наполнение и содержание письма, которое характеризуется безэмоциональностью и отсутствием ярко выраженных эмоциональных фраз и предложений.
• Составление и оформление на официальном бланке фирмы с соответствующими реквизитами.
• Стандартный шрифт, одинаковый для всего текста письма.
• Небольшой объем, который не превышает одну страницу печатного текста.
• Строгая служебная координация и обязательное соблюдение установленной при написании и передаче письма.

Как написать деловое письмо и получить ответ – смотрите в этом видео:

Основные разновидности ДП

В зависимости от используемых критериев классификации все ДП делятся на следующие основные виды, которые будут рассмотрены ниже по тексту с краткой характеристикой.

ДП, которые не требуют ответа от получателя:

1. Гарантийные, обеспечивающие выполнение определенных обязательств (например, ).
2. Сопроводительные, которые прилагаются к пакету документов, другим официальным письмам.
3. Информационные, содержащие определенные данные для ознакомления.
4. Уведомительные, которые сообщают получателям важную информацию и факты. вы узнаете, как правильно составить уведомление о расторжении договора.
5. Предупредительные, содержащие напоминание о каких-либо негативных последствиях для получателя, если он не выполнит свои обязательства перед отправителем письма.
6. Напоминающие, которые уведомляют получателей писем об их обязанностях, ранее заключенных договоренностей с компанией.

Также существует ряд ДП, которые в обязательном порядке требуют ответа от своих получателей.

Такие письма обычно содержат в своем тексте какое-либо обращение к субъекту-получателю (например, просьба выполнить какие-либо действия официального характера), документы с предложением (например, о сотрудничестве, заключении договоров, проведении официальных мероприятий), письмо-запрос (предоставление информации, официальных бумаг), письмо с требованием выполнить обязательства и договоренности, письмо с просьбой или прошением.

ДП некоммерческого характера делятся на следующие основные разновидности:

• Приглашающие посетить официальное событие, презентацию, корпоративное мероприятие.
• Бумаги с соболезнованиями сотрудникам компании, директорам фирм-партнеров в связи с кончиной близких им людей, родственников.
• Благодарственные ДП.
• ДП, информирующие о важном событии.
• Рекомендательные бумаги. подробно рассмотрены правила и принципы составления рекомендательного письма.
• Гарантийные ДП.
• Письма-подтверждения о получении груза, оказании услуги.
• Поздравительные письма в связи с каким-либо празднованием или торжественным событием.
• Письма-прошения, в которых отправитель просит получателя оказать ему какую-то услугу, выполнить важные для отправителя действия.
• Письма с перечнем инструкций.
• Сопровождающие бумаги.

ДП, которые носят коммерческий характер, стандартно применяются на предварительном этапе заключения какого-либо договора и во время действия уже ранее подписанного соглашения, к таким письмам можно отнести:

• Запрос предоставить данные или продукцию.
• Ответ на запрос фирмы-партнера.
• Офертные письма, которые содержат в своем тексте коммерческое бизнес-предложение заключить соглашение или сделку.
• Претензионные и напоминающие письма.
• Письма-предупреждения, которые свидетельствуют о нарушении стороной обязательств, прекращении ранее заключенных договоров, необходимости выполнить стороной-получателем ее обязанности.

Структурно все разновидности деловых писем можно разделить на документы, которые:

1. Содержат авторский текст, поданный в вольной форме.
2. Написаны в соответствии с установленным шаблоном или бланком без авторских отступлений.

ДП в зависимости от своих получателей бывают:

• Циркулярными (отправляются сразу нескольких получателям).
• Стандартными (направлены только одному получателю от одного составителя).
• Коллективного характера (получатель у такого письма только один, однако отправителей сразу несколько).

Образец благодарственного делового письма. Фото: www.nevagazservis.ru

Форма деловой корреспонденции может быть:

• Факсовой.
• Электронной (такие письма направляются на официальный сайт или официальную электронную почту фирмы-получателя).
• Почтовой (отправляются стандартно по почте в конвертах).
• Рукописные (обычно это письма, которые содержат поздравление или же соболезнование).

Как правильно написать и оформить письмо

ДП стандартно делится на введение, основную и итоговую части, которые должны быть логично связаны друг с другом.

Во введение входят те данные и факты, которые стали основанием для написания ДП, а в основной части уже находится само содержание и главный текст письма. В итоговой части находится результат написания письма и то, ради чего оно было написано – просьба, претензия, отказ, выражение благодарности и так далее.

При написании любого письма делового характера нужно обязательно обратить внимание на следующие ключевые моменты и правила, которые будут подробно рассмотрены ниже по тексту.

Стилистическое оформление

ДП должно быть написано только в деловом стиле, без элементов разговорного стиля, сленговых фраз, уменьшительно-ласкательных слов и других элементов, которые неуместны в деловой переписке.

Порядок подачи информации и данных

Данные и информация, которые предоставляются в деловой переписке, должны быть поданы в соответствии с такими требованиями, выполнение которых является обязательным, если ваша цель – создание правильного и грамотного делового письма:

• Актуальность и достоверность поданных фактов и данных, которые должны быть проверены на дату написания письма и соответствовать текущему положению дел в компании.
• Адресность (письмо должно быть адресовано и направлено конкретному человеку или группе лиц).
• Аргументированность заявленных требований и претензий.
• Объективность и беспристрастность.
• Полнота предоставленной информации, на основании которой субъект-получатель сможет принять объективное решение и ему на потребуется получать или запрашивать дополнительные данные у вашей компании.

Требования к содержанию и оформлению бланка фирмы

ДП необходимо составлять на фирменном бланке компании со всеми требуемыми реквизитами. Требования к такому бланку установлены следующие:

• Формат стандартный – А4.
• Для возможности подшивки ДП к документам и передаче в архив нужно оставить левое поле не менее, чем на 3 сантиметра.
• Указание наименования организации, фактических и юридических адресов, контактных данных, адресов электронной почты и сайта.
• При электронном оформлении письма желательно применять стандартную разновидность шрифта – Times New Roman с размером 12.
• ДП можно оформить не только на фирменном бланке компании, но и на обычном листе бумаги, но в таком случае все данные из фирменного бланка должны быть указаны.
• Отправка ДП по факсу или на электронную почту не допускается, если текст такого документа содержит конфиденциальные данные о крупных договоренностях, важных секретных документах, личных данных сотрудников, разглашение которых недопустимо и может нанести ущерб репутации компании.

Правила нумерации ДП и разбивка на абзацы

Нумерация ДП, состоящего сразу из нескольких печатных страниц, начинается стандартно со второй страницы, при этом номера должны быть проставлены в самом верхнем углу страницы цифрами арабского типа без точек рядом с номером страницы.

Для того, чтобы максимально облегчить прочтение и понимание получателем текста письма, его нужно поделить на абзацы. Такое разделение поможет читателю понять, где одна тезис оканчивается и где начинается уже другой.

Исправления в тексте письма

Нежелательным и недопустимым является наличие подчисток, опечаток, грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок в тексте ДП. Текст письма должен быть грамотным и правильным с интервалом между рядками 1,5-2.

Пример написания делового письма.

Обязательные реквизиты в тексте ДП

Основными реквизитами, которые должны присутствовать в письме, стандартно считаются следующие:

• Герб России, который находится в самой середине бланковой бумаги, и указание которого обязательно для государственных структур и организаций.
• Полное наименование компании без сокращений.
• Контактные данные (стационарный и мобильный номера, факс).
• Номера счетов в банковском учреждении.
• Данный об адресате ДП (наименование компании-получателя письма должно быть указано в именительном падеже, в то время, как ФИО получателя и должность указываются уже в дательном).
• Перед ФИО адресата, который имеет звание или ученую степень (доктор, кандидат наук), нужно обязательно их указать.
• Все реквизиты в тексте ДП пишутся обязательно с нового рядка с прописной буквы.

Как составить и отправить письмо после деловой встречи

Проведение встречи с представителями фирмы-конкурента, бизнес-партнерами предполагает дальнейшую деловую переписку. Особенности оформления письма после деловой встречи заключаются в следующем:

• В самом начале документа указываются время и дата проведенной деловой встречи или конференции, даже если с момента их организации прошло всего один-два дня.
• Письмо нужно составить максимально коротко и четко указать то, что именно вы хотите сообщить своим бизнес-партнерам, без хождения «вокруг да около».
• В тексте письма стоит кратко упомянуть о том, какие моменты были обсуждены на проведенной встрече, какие вопросы поднимались и к какому решению вы пришли с получателем письма.
• Получатель письма в ответном ДП должен захотеть высказать свое мнение или решение относительно проведенной ранее встречи и спорных моментов, которые на ней поднимались.
• Напишите о конкретной дате и времени, когда можно будет провести ответную деловую встречу, конференцию, деловой телефонный разговор.
• Сообщите получателю ДП о своих намерениях относительно дальнейшего бизнес-сотрудничества и заключения договоренностей.
• Завершите ДП вежливо и непринужденно, например, «Наилучшие пожелания Вам…».

Особенности оформления электронных ДП

Письма в электронном формате сейчас оформляются гораздо чаще, чем корреспонденция по факсу или по почте, так как такое письмо будет доставлено гораздо быстрее, соответственно фирма-отправитель быстрее получит ответ на свое ДП.

Подготовить и оформить электронное ДП очень просто, базовые требования к его составлению такие же, как и к бумажным деловым письмам. Небольшие особенности оформления заключаются в следующем:

• Указание темы или заголовка ДП, чтобы получатель не потерял его в потоке входящей корреспонденции от своих партнеров и конкурентов.
• Тему или заголовок не стоит менять, когда вы получаете ответ на свое ДП, что в дальнейшем значительно облегчит обмен письмами и сделает возможным быстрый просмотр предыдущих писем по данной теме.
• Программное обеспечение стоит использовать стандартное, не применяйте самые последние версии программ для создания письма, так как электронное письмо может попросту потом не открыться на компьютере получателя, не оснащенного новыми программами.
• Смайлики и другие элементы неофициальной электронной переписки не стоит применять в тексте ДП.

Сроки для ответа на полученное письмо

ДП, которое содержит текст предложения о сотрудничестве, претензии, требования и другие элементы, требующие ответа, должно быть рассмотрено и отвечено в следующие сроки:

• Подтвердить получение письма-запроса адресат должен на протяжении трех дней, а ответить на такой запрос можно на протяжении месяца.
• Направить письмо с соболезнованием о кончине близкого человека или родственника сотрудника фирмы нужно в течение десяти дней с момента совершения печального события.
• Поздравительные бумаги направляются на протяжении восьми дней с момента совершения торжественного события.
• По общим правилам все официальные деловые бумаги рассматриваются и направляется на них ответ в течение семи дней с момента получения письма.

Правила окончания письма

Итоговая часть ДП должна содержать результат всей вышеуказанной основной части, в ней должны быть подведены итоги и высказаны конкретные предложения или выводы. При этом итоговая часть должна быть максимально краткой, четкой и лаконичной.

Приведем примеры удачных вариантов окончания текста ДП в сфере официальной корреспонденции:

• Вежливая благодарность за проявленное внимание или оказанную помощь.
• Выражение желания дальнейшего сотрудничества, надежды на заключение договоренностей с фирмой-партнером.
• Уверение адресата письма в чем-либо (дальнейшая переписка, заключение соглашения и сотрудничество).
• Выражение просьбы выполнить что-либо (написать результаты, сообщить какие-либо ведомости).
• Просьба извинить за беспокойство и причиненные неудобства.

В конце письма можно пожелать успехов, сообщить о наилучших пожеланиях или об уважении к получателю письма.

ДП на английском или другом иностранном языке

Очень часть бизнесмены ведут переписку и сотрудничают не только с местными фирмами, расположенными на территории РФ, но и с иностранными компаниями, а также филиалами или представительствами иностранных фирм, которые находятся на территории России.

Строго установленная форма ДП в таком случае отсутствует, порядок оформления ДП на иностранном языке будет зависеть от цели написания и формы официального документа. При составлении ДП нужно ориентироваться на следующие общие правила и рекомендации в сфере официальной корреспонденции:

• Дата составления ДП. При отправке документа в Америку, нужно сначала поставить месяц в цифровой форме, только потом указывается текущее число месяца и год. Если вы отправляете письмо в Англию, то дата проставляется стандартно, как и в России, но месяц лучше всего указать в буквенной форме, чтобы не было недопониманий.
• Реквизиты иностранного адресата. В обращении в письме нужно использовать стандартные формы (Mr, Mrs, Miss) после которых уже идет фамилия получателя письма.
• Адрес получателя письма. Порядок его указания отличается от стандартно принятого в России. Сначала требуется указать номер офиса иностранной фирмы, затем уже идет номер дома, где расположен офис или же номер офисного здания, наименование улицы, цифры индекса, наименование штата при отправке письма в Соединенные Штаты, наименование графства, страны, если адресат письма находится в Англии или других странах Западной Европы.
• Тематика письма (или его заголовок) должны быть обязательно указаны, что позволит получателю обратить внимание именно на ваше письмо, иначе оно может быть потеряно в массиве входящей корреспонденции иностранной фирмы.
• Основная часть ДП должна быть поделена на абзацы или же каждое новое предложение для удобства чтения можно писать с новой строчки.
• Итоговая часть. В самом конце ДП на английском языке нужно поблагодарить адресата за проявленное внимание и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество и установление деловых отношений между вашими фирмами.
• Подпись в документе ставится сразу же под предложением (абзацем) с прощанием, рядом с подписью нужно указать свое ФИО, должность в фирме и название самой фирмы-отправителя письма.
• Приложения и другие дополнения к документу должны быть перечислены и обязательно указаны в самом конце ДП, что предотвратит их утерю при отправлении и сакцентирует внимание получателя на их наличии и на том, что приложения также нужно изучить при написании ответа на письмо.
• С прописной буквы в тексте ДП на иностранном языке обязательно пишутся: инициалы, ФИО сотрудников иностранной компании, наименования графств, городов, штатов, стран, должностей в фирмах, начальное обращение в письме и первые слова, которые идут во фразе с прощанием в конце письма.

Правильно и грамотно составленное деловое письмо в сфере бизнеса – это эффективный инструмент, который позволит наладить выгодные и перспективные отношения в предпринимательской сфере, в то время, как неправильно составленное ДП с ошибками или опечатками способно свести на нет все дальнейшие отношения с партнерами или конкурентами.

Поэтому к составлению текста ДП нужно подойти максимально ответственно, изучить предоставленные выше правила и рекомендации, а также образцы документов.

Правила подготовки грамотного делового письма рассмотрены тут: